Urenregistratie voor bedrijven: eenvoudig uren registreren en overzicht houden
Van gewerkte uren naar inzicht in projecten, capaciteit, budgetten en facturatie. TimeWriter combineert urenregistratie met de functies die organisaties dagelijks nodig hebben.
2 maanden gratis proberen Vergelijk de versiesWat is urenregistratie?
Urenregistratie is het vastleggen van de tijd die medewerkers besteden aan klanten, projecten, werkzaamheden of interne taken. Goede urenregistratie geeft niet alleen inzicht in gewerkte uren, maar vormt ook de basis voor planning, nacalculatie, facturatie en budgetbewaking.
TimeWriter is bedoeld voor organisaties die hun urenregistratie structureel willen organiseren. Medewerkers registreren uren via de webclient en, afhankelijk van de versie, via desktop of mobiel. Managers en administratie krijgen rapportages en overzichten waarmee zij de geregistreerde uren controleren, accorderen en gebruiken. Urenregistratie, verlofregistratie, facturatie, werkplekregistratie en budgetbewaking zitten in één oplossing.
Urenregistratie als basis van de administratie
Geregistreerde uren zijn meer dan een timesheet. Ze bepalen wat je factureert, hoeveel capaciteit er nog is, of een project binnen budget blijft en hoeveel verlof iemand nog heeft. Daarom hoort urenregistratie niet in een los systeem, maar midden in de bedrijfsvoering.
Meer dan alleen uren schrijven
De functies die in TimeWriter direct op de urenregistratie aansluiten.
Uren registreren
Leg gewerkte tijd vast per medewerker, klant, project of activiteit. Met weekoverzichten en verschillende invoermogelijkheden blijft de administratie overzichtelijk.
Projecten en budgetten
Vergelijk begrote en werkelijk bestede uren en houd de voortgang van projecten in de gaten voordat het budget op is.
Facturatie
Gebruik geregistreerde uren voor nacalculatie en verschillende factuurscenario's, zodat gegevens niet opnieuw hoeven te worden ingevoerd.
Verlof en afwezigheid
Registreer verlof en houd per medewerker het tegoed, het opgenomen verlof en het resterende saldo bij.
Rapportages
Standaardrapportages en, afhankelijk van de versie, eigen rapporten, exports en draaitabellen.
Mobiel en web
Met de cloudomgeving registreren medewerkers uren vanaf verschillende werkplekken en apparaten.
Accordering
In Pro keurt een leidinggevende de uren per periode goed, zodat de administratie sluitend is.
Koppelingen en API's
Boekhoudkoppelingen en Peppol; in Pro ook SOAP- en REST-API's voor eigen integraties.
Voor kleine én grotere organisaties
De juiste inrichting hangt vooral af van het aantal gebruikers en de manier waarop de urenregistratie wordt beheerd. TimeWriter kent daarvoor drie uitvoeringen.
Persoonlijk gebruik
Voor één gebruiker is er een gratis versie voor persoonlijk gebruik, bijvoorbeeld als zzp'er die uren per klant wil bijhouden.
Teams
TimeWriter Standaard is gericht op organisaties met circa 5 tot 25 medewerkers en combineert urenregistratie met verlof, facturatie en budgetbewaking.
Grotere organisaties
TimeWriter Pro voegt accordering, groepen, uitgebreide rollen, eigen servermogelijkheden en API-functionaliteit toe.
Urenregistratie voor teams van 5 tot 25 medewerkers
TimeWriter Standaard biedt een brede basis voor organisaties die uren willen registreren zonder een zwaar beheertraject. Naast uren schrijven bevat de versie facturatie, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en tariefafspraken.
De licentie kost vanaf € 215 per jaar voor vijf gebruikers, exclusief btw en inclusief gebruiksrecht, ondersteuning en updates. Boekhoudkoppelingen zijn inbegrepen.
Urenregistratie voor grotere organisaties
TimeWriter Pro is bedoeld voor organisaties vanaf ongeveer 25 medewerkers, waar autorisaties, goedkeuring en centraal beheer belangrijker worden. Standaard vormt de basis; Pro voegt accordering, groepen, onbeperkte rollen, rijkere registratie, bulkverwerking en API's toe.
Pro draait in de cloud of met een database op een eigen server, voor organisaties die meer controle willen over de technische inrichting. Vanaf € 935 per jaar voor tien gebruikers.
De productmatrix zet alle verschillen tussen Freeware, Standaard en Pro naast elkaar: database-opties, webclient, mobiele clients, autorisaties, rapportages, budgetbewaking, verlof, facturering, koppelingen en API's.
Wat kost urenregistratiesoftware?
TimeWriter werkt met jaarlijkse licenties op basis van het aantal gebruikers. Ondersteuning en updates zijn inbegrepen; voor grotere aantallen gebruikers gelden staffels.
Freeware
- Urenregistratie per klant, project en activiteit
- Weekoverzichten en rapportages
- Geen licentiekosten
Standaard
- Alles uit Freeware, in de cloud
- Facturatie, tariefafspraken en nacalculatie
- Verlofregistratie en budgetbewaking
- Boekhoudkoppelingen en Peppol
Pro
- Alles uit Standaard
- Accordering van uren, groepen en onbeperkte rollen
- Bulkverwerking en SOAP- en REST-API's
- Cloud of database op eigen server
| Versie | Voorbeeld | Jaarprijs | Inbegrepen |
|---|---|---|---|
| Freeware | 1 gebruiker | € 0 | Persoonlijk gebruik |
| Standaard | 5 gebruikers | € 215 | Gebruiksrecht, ondersteuning, updates, boekhoudkoppelingen |
| Pro | 10 gebruikers | € 935 | Gebruiksrecht, ondersteuning, updates, API's |
Prijzen kunnen wijzigen; de actuele prijslijst met alle staffels op timewriter.nl is leidend.
Waarom software voor urenregistratie?
Werken met spreadsheets of losse urenbriefjes maakt het lastig om actuele informatie over projecten, medewerkers en kosten te behouden. Iedere medewerker houdt zijn eigen lijstje bij, totalen worden met de hand overgetypt en aan het einde van de maand kost het samenstellen van de factuur meer tijd dan het werk zelf.
Met centrale urenregistratie ontstaat één administratie waarin geregistreerde tijd direct bruikbaar is voor rapportages, controle en facturatie. Voor organisaties die met projecten, declarabele uren of meerdere medewerkers werken, is het vooral belangrijk dat urenregistratie aansluit op de rest van de bedrijfsvoering. Daarom combineert TimeWriter tijdregistratie met verlof, budgetten, facturatie en boekhoudkoppelingen.
Zonder
Losse lijstjes, overtypen, discussie over uren achteraf.
Met
Eén administratie, actuele rapportages, factuur in één keer.
Projecten
Begroot versus besteed, per project en per fase.
Capaciteit
Wie heeft nog ruimte, wie zit vol.
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen over urenregistratie.
Hoe lang moet ik een urenregistratie bewaren?
Voor de fiscale bewaarplicht geldt in Nederland zeven jaar voor de basisgegevens van je administratie, en urenregistraties die de basis vormen voor facturen of voor subsidies zoals de WBSO horen daarbij. Bewaar ze dus net zo lang als je facturen en zorg dat ze niet meer achteraf gewijzigd kunnen worden.
Wat is het verschil tussen urenregistratie en tijdschrijven?
Urenregistratie is de bredere term voor het vastleggen van gewerkte uren, inclusief aanwezigheid, verlof en overwerk. Tijdschrijven is urenregistratie op klant-, project- of activiteitniveau, met als doel nacalculatie en facturatie. TimeWriter doet beide in één administratie.
Kunnen medewerkers hun uren ook mobiel registreren?
Ja. Met de cloudomgeving registreren medewerkers uren via de webclient op elk apparaat, en er zijn mobiele clients voor onderweg. Uren die op locatie bij een klant zijn ingevoerd staan direct in het weekoverzicht van de administratie.
Kan een leidinggevende de uren goedkeuren?
In TimeWriter Pro accordeert een leidinggevende de uren per medewerker en per periode. Geaccordeerde uren liggen vast en zijn de basis voor facturatie en rapportage. Standaard biedt controle via overzichten, zonder formele accordering.
Hoe zit het met verlof en overwerk?
TimeWriter houdt per medewerker het verloftegoed, opgenomen verlof en het resterende saldo bij, in dezelfde administratie als de gewerkte uren. Zo kloppen de weektotalen en hoef je geen aparte verlofkaart bij te houden.
Draait TimeWriter in de cloud of op een eigen server?
Allebei. Standaard draait in de TimeWriter-cloud. Met Pro kun je kiezen voor de cloud of voor een database op een eigen server, bijvoorbeeld als je organisatie dat vanuit beleid vereist.
Is er een gratis versie?
Ja. TimeWriter Freeware is gratis voor één gebruiker voor persoonlijk gebruik. Standaard is bovendien twee maanden gratis te proberen in de cloud.
Begin vandaag met urenregistratie
Probeer TimeWriter Standaard twee maanden gratis in de cloud. Geen installatie, geen creditcard, en je gegevens blijven van jou.
2 maanden gratis proberen Neem contact opLiever even overleggen? Bel 088 - 00 11 800 (ma–vr 8.00–17.00) of mail info@xso.nl.